催款函是一種催交款項(xiàng)的文書，是交款單位或個(gè)人在超過(guò)規(guī)定期限，未按時(shí)交付款項(xiàng)時(shí)使用的通知書。
1.催款函的形式
(1)便函式：以信函的形式寫作。
(2)表格式：人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐基礎(chǔ)上約定俗成的固定表格，使用時(shí)直接填寫即可。
2.催款函的作用
(1)查詢：催款函可以及時(shí)了解對(duì)方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應(yīng)的對(duì)策和措施。
(2)催收：通過(guò)催款函可以追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。
(3)憑證：如果由于拖欠付款給債權(quán)方造成了實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失，催款函可以起到記載憑證作用，即當(dāng)催款方在向有關(guān)方面提出追究對(duì)方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任時(shí)，催款函可以作為一種有力的憑證。
3催款函的具體內(nèi)容
催款函主要包括以下內(nèi)容：
(1)債務(wù)人的稱呼。如債務(wù)人姓名，單位負(fù)責(zé)人，法定代表人的姓名、職務(wù)，法人名稱或者組織機(jī)構(gòu)的名稱。
(2)催款或索債的事實(shí)和原由。如債權(quán)債務(wù)關(guān)系的基本情況或法律依據(jù)，債務(wù)人拖欠債款拒絕履行義務(wù)的事實(shí)根據(jù)。
(3)債權(quán)人據(jù)以討債的法定理由。如相關(guān)債權(quán)債務(wù)的票據(jù)、合同編號(hào)等。
(4)具體要求。如債務(wù)人應(yīng)當(dāng)履行義務(wù)的時(shí)間、期限和方式，債務(wù)人應(yīng)當(dāng)支付的具體款項(xiàng)和金額（包括貨款數(shù)量、違約金或者銀行利息等），債務(wù)人對(duì)催款函的答復(fù)期限。
(5)債權(quán)人單位的相關(guān)信息。如單位開戶行、賬號(hào)、開戶名稱以及負(fù)責(zé)人簽名、發(fā)函日期、單位簽章等。
催款函的具體格式如下：
                    催款通知單
XXX廠財(cái)務(wù)部：
   你單位XXXX 年 X月X日向我廠訂購(gòu)XXX，數(shù)量xx件，單價(jià)XXX 元，貨款總金額XXX 元，發(fā)票號(hào)為XXX。根據(jù)供貨合同，該貨款應(yīng)在XXXX 年 X月X日結(jié)清，但是至xxxx 年 X月X日尚未支付給我廠，影響了我廠資金周轉(zhuǎn)。接到本通知后，請(qǐng)即結(jié)算，逾期按銀行規(guī)定加收X%的罰金。如有特殊情況，望及時(shí)和我廠財(cái)務(wù)部XXX 聯(lián)系。
我廠地址：
電話：
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號(hào)：
                                                          XXX廠財(cái)務(wù)部（蓋章）
                                                          XXXX 年 X月  X  日
4．催款函的書寫原則
雖說(shuō)催款函只是一封信件，但是它卻關(guān)系到你的回款能否順利收回。如果運(yùn)用不當(dāng)，非但達(dá)不到催收款的目的，恐怕還會(huì)影響欠款的順利回收，甚至與客戶的正常交往。所以，催款函的書寫是一門藝術(shù)。要使催款函有效地幫助你達(dá)到收款的目的，就要在書寫時(shí)符合以下原則：
(1)詳細(xì)寫出收信人聯(lián)系姓名及地址。收信人的街道名稱、門牌號(hào)碼、單位全稱一定要準(zhǔn)確而具體。收信人要具體到個(gè)人，寫清其職位、全稱。像王經(jīng)理、李主任等，此類稱呼并不好，雖然表示尊重，但是有時(shí)候卻給了欠款人可乘之機(jī)，他們往往會(huì)說(shuō)：“我是王經(jīng)理，可是我沒(méi)有收到你們的催款信。我們這里有好幾個(gè)王經(jīng)理，信可能被送到別的王經(jīng)理那里去了?！彼裕瑫鴮懯招湃嗣Q時(shí)應(yīng)當(dāng)具體為“王成功經(jīng)理”“李自強(qiáng)主任’等。
(2)明確債權(quán)債務(wù)。在信函中應(yīng)當(dāng)將雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系及其法律依據(jù)、收款人據(jù)以收款的法定理由 等寫清楚，欠款人拖欠債款或拒絕履行義務(wù)的事實(shí)根據(jù)也要清楚。要求支付的欠款金額寫在信函的突出位置，一恥位于信函第一行，表述一定要清楚。
(3)催款函內(nèi)容容易閱讀理解。語(yǔ)言要簡(jiǎn)明、直接，盡量少用客套話，最好一開始就直奔主題，開門見(jiàn)山地把問(wèn)題提出來(lái)，信中多使用簡(jiǎn)明的語(yǔ)句，遇到行業(yè)術(shù)語(yǔ)時(shí)應(yīng)標(biāo)出注解。整個(gè)信件注意使用簡(jiǎn)短的句子，段落簡(jiǎn)潔，在不失主題的情況下使人容易閱讀和理解。
(4)催款函要使用文明謹(jǐn)慎的措辭。催款人書寫信函的時(shí)候用語(yǔ)要文明禮貌，不要有臟話、黑話，不要有對(duì)欠款人進(jìn)行人身攻擊的話。要從長(zhǎng)遠(yuǎn)合作的角度考慮，用詞要謹(jǐn)慎，要就事論事，不能一概而論。
(5)催款函語(yǔ)氣要堅(jiān)定。信函中的措辭要堅(jiān)決，一定要明確地表明己方的目的，使對(duì)方知道，如果不能及時(shí)付款將要承擔(dān)責(zé)任。這時(shí)要盡量使用規(guī)范的用語(yǔ)，不要用一些威脅性的話逼迫欠款人。通常說(shuō)來(lái)，第一次催款函必須說(shuō)明打 電話的日期和客戶作出的付款承諾以及客戶在某日期前不能付款時(shí)公司會(huì)采取的措施。如果第一封信函仍沒(méi)有回應(yīng)，第二封信函應(yīng)比第一封更為急迫，使客戶感到延遲付款的嚴(yán)重性。如果仍無(wú)消息，公司的第三封信應(yīng)發(fā)出最后通牒，口氣可更為嚴(yán)厲一些。
(6)提出具體要求。催款人應(yīng)當(dāng)在信函中注明欠款人給予答復(fù)的期限，欠款人應(yīng)償還的具體金額，包括違約金、銀行利息等，欠款入阻弓服、it-債義務(wù)的方式及最后期限等。當(dāng)然，催款函的內(nèi)容可依具體情況有所增刪。例如，當(dāng)催款人向故意拖欠債務(wù)的當(dāng)事人發(fā)送催款函時(shí)，可加上欠款人逾期未償付欠款，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律后果或催款人將采取法律手段收回欠款等內(nèi)容，以加強(qiáng)催款函的力度。
5．債權(quán)人使用催款函時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)
為了使催款函能夠起到相應(yīng)的作用，債權(quán)人使用催款函時(shí)還應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
(1)對(duì)較難清理的債務(wù)，債權(quán)人可聘請(qǐng)律師向債務(wù)人徑直發(fā)送律師專函，或者在債權(quán)人發(fā)送的討債公函的尾部加署受聘律師或法律顧問(wèn)的姓名，以示催款函的嚴(yán)肅性和債權(quán)人清理債務(wù)的決心以及進(jìn)一步采取法律行動(dòng)的可能性。
(2)債權(quán)人在書寫催款函時(shí)，應(yīng)聘請(qǐng)律師把關(guān)，以使公函用語(yǔ)更為嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確。律師參與擬定討債公函時(shí)會(huì)使用更多的法律專業(yè)用語(yǔ)，從而增加催款函的“威懾力”。
(3)債權(quán)人應(yīng)當(dāng)妥善保管好催款函的原件或者復(fù)印件，以備日后查驗(yàn)和訴訟中使用。對(duì)旨在中斷訴訟時(shí)效而發(fā)送的催款函，應(yīng)采取掛號(hào)或者公證或者特快專遞的形式，以便留取證據(jù)，在訴訟時(shí)效發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)有案可查。
(4)在發(fā)出催款函之前，應(yīng)進(jìn)一步擬訂催款實(shí)施方案，該函如未能奏效，債權(quán)人應(yīng)立即訴訟至法院，以確保及時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)債權(quán)人的權(quán)益。
6．催款函索款的優(yōu)勢(shì)及使用
(1)催款函催款的優(yōu)勢(shì)如下：
①經(jīng)濟(jì)實(shí)用，有利于提高催款的效率。首先催款函催款便于債權(quán)人掌握和操作，又便于債權(quán)人就地就近采用；其次催款函催款可減輕債權(quán)人在人力和物力上的負(fù)擔(dān)，尤其在債務(wù)人相對(duì)分散和路途遙遠(yuǎn)的情況下，采用催款函催款既可減輕債權(quán)人在人力、物力和財(cái)力上的浪費(fèi)，又可提高討債的效率，達(dá)到“遠(yuǎn)債近討”的目的。
②不傷和氣，改善雙方關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，催款函是一種較為通用的聯(lián)絡(luò)或聯(lián)系方法，盡管催款函被用于索討債款，但是相比較而言，催款函索款不像債權(quán)人徑自上門討債那樣“咄咄逼人”，所以催款函索款的方式易于被債務(wù)人接受。此外，催款函索款避免了債權(quán)人和債務(wù)人的直接接觸，從而為減少摩擦和正面沖突、緩解矛盾和化解糾紛創(chuàng)造了條件。
③作為應(yīng)急手段，便于及時(shí)中斷時(shí)效。在清理債權(quán)和債務(wù)的實(shí)踐中，往往會(huì)碰到以下情況：
第一，債權(quán)人不了解訴訟時(shí)效方面的相關(guān)法律規(guī)定，缺乏緊迫感，以致本應(yīng)受法律保護(hù)的有效權(quán)利即將超過(guò)訴訟時(shí)效。
第二，債權(quán)人雖了解訴訟時(shí)效，但是由于工作失誤或者懈怠對(duì)應(yīng)收賬款的清收，導(dǎo)致債權(quán)人訴諸人民法院保護(hù)其權(quán)利的期限即將觸滿。
上述兩種情況將會(huì)導(dǎo)致債權(quán)人喪失請(qǐng)求人民法院保護(hù)其權(quán)益的機(jī)會(huì)，為防止債權(quán)人失去“勝訴權(quán)”，采取催款函索款的方式可起到事半功倍的效果。比如在訴訟時(shí)效即將屆滿的情況下，債權(quán)人可以通過(guò)及時(shí)向債務(wù)人發(fā)送索債公函，從而使訴訟時(shí)效中斷，為進(jìn)一步實(shí)施催款方案贏得時(shí)間。
2000 年 7月，一陽(yáng)設(shè)備有限公司向康爽飲料廠提供了一套價(jià)值10萬(wàn)元的殺菌設(shè)備，康爽飲料廠在支付了前期設(shè)備款5萬(wàn)元后，對(duì)于剩余設(shè)備款項(xiàng)答應(yīng)在兩年以后予以支付。2002 年 7月到還款期限后，康爽飲料廠沒(méi)有按期償還剩余的款項(xiàng)，一陽(yáng)設(shè)備廠考慮兩家企業(yè)后期還有合作的機(jī)會(huì)，也就沒(méi)有及時(shí)追債。2003 年 7月，因?yàn)槠髽I(yè)的快速發(fā)展，一陽(yáng)設(shè)備廠急需流動(dòng)資金擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，于是向康爽飲料廠追款，康爽飲料廠以種種理由拖延。201 1 年 6月，一陽(yáng)設(shè)備有限公司再次向康爽飲料廠討要設(shè)備款，依然無(wú)果。眼看企業(yè)的貨款無(wú)法要回，一陽(yáng)設(shè)備有限公司為此決定委托律師起訴康爽飲料廠討要設(shè)備款。律師在對(duì)整個(gè)事件情況進(jìn)行充分了解后，告知一陽(yáng)設(shè)備有限公司，依據(jù)我國(guó)《民法通則》規(guī)定：向人民法院請(qǐng)求保護(hù)民事權(quán)利的訴訟時(shí)效期間為兩年；訴訟時(shí)效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時(shí)起計(jì)算。目前一陽(yáng)設(shè)備有限公司的訴訟時(shí)效期限屆滿，如果不能及時(shí)訴訟，將會(huì)導(dǎo)致債權(quán)人喪失請(qǐng)求人民法院保護(hù)其權(quán)益的機(jī)會(huì)?？紤]上訴時(shí)間上的問(wèn)題，律師建議一陽(yáng)設(shè)備有限公司采取措施來(lái)維護(hù)自己的權(quán)利，為此律師根據(jù)《民法通則》關(guān)于“訴訟時(shí)效因提起訴訟當(dāng)事人一方提出要求或者同意履行義務(wù)而中斷，從中斷之日起訴訟時(shí)效期間重新計(jì)算”的規(guī)定，建議一陽(yáng)設(shè)備有限公司采取向公證處提出保全證據(jù)，這樣法院就可以認(rèn)定一陽(yáng)設(shè)備有限公司提出還款請(qǐng)求的行為了。在律師的安排下，一陽(yáng)設(shè)備有限公司在公證員的監(jiān)督下來(lái)到康爽飲料廠，向該公司提交了催款函，公證處對(duì)一陽(yáng)設(shè)備有限公司的上述行為進(jìn)行了證據(jù)保全，并向一陽(yáng)設(shè)備有公司出具了保全證據(jù)公證書，從而使一陽(yáng)設(shè)備有限公司訴訟時(shí)效中斷，并在后期的訴訟中贏得官司，順利討回康爽飲料廠所欠的貨款。
④便于債權(quán)人搜集和保全證據(jù)。債權(quán)人可以通過(guò)催款釅敦促債務(wù)人復(fù)函或者回電，然后債權(quán)人將債務(wù)人承諾或者答應(yīng)清欠的復(fù)函歸檔備案，作為進(jìn)一步催討或者提起訴訟的書面證據(jù)，尤其在債權(quán)人缺乏債權(quán)證據(jù)的情況下，催款函索款更為有效。
甲工廠在2006 年向乙工廠提供了價(jià)值2萬(wàn)元的工業(yè)原料，用于乙工廠的生產(chǎn)，后期因?yàn)榧坠S的人員變動(dòng)和管理不善，造成票據(jù)遺失。由于相關(guān)票據(jù)遺失，甲工廠一直沒(méi)有好的辦法將乙工廠所欠的貨款索要回來(lái)。眼看這筆賬將變?yōu)橐还P呆壞賬，為了解決這個(gè)問(wèn)題，甲工廠的財(cái)務(wù)經(jīng)理先后向乙工廠的財(cái)務(wù)部門寄出了3份索款信函。最終，乙工廠財(cái)務(wù)部門發(fā)來(lái)一份部分付款計(jì)劃書，甲工廠以此回復(fù)函為證據(jù)向人民法院提起訴訟，最終將貨款全部清收。
(2)催款函索款的使用情況。雖然催款函索款有著諸多好處，但是由于催款函索款當(dāng)事人雙方不能見(jiàn)面，難以向客戶施加壓力，因此使用催款函索款往往在以下情況下才使用：
①債權(quán)人和債務(wù)人一直保持業(yè)務(wù)往來(lái)，且關(guān)系較為密切，或者將要發(fā)生某些業(yè)務(wù)。
②債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確，且爭(zhēng)議不大。
③債權(quán)人意欲搜集和保全債權(quán)證據(jù)。
④債權(quán)人和債務(wù)人相距甚遠(yuǎn)或者債務(wù)人數(shù)目眾多且分散。
⑤債務(wù)金額不大且債務(wù)人具備償還能力。
(3)催款函索款的實(shí)施步驟和要求：
①確定對(duì)象。為做到有的放矢，債權(quán)人在適用催款函索款之前，可分析適用本法的條件，權(quán)衡利弊，然后根據(jù)輕重緩急，有選擇地確定適用對(duì)象。
②選擇催款函的方式。催款函的可選方式有寄發(fā)信件（平信、特快、掛號(hào)）、發(fā)電報(bào)、傳真等。債權(quán)人可以根據(jù)債務(wù)人的具體情況采取相應(yīng)的方式，如對(duì)于有傳真的單位可以采取發(fā)傳真的方式，需要收集證據(jù)的可以采取掛號(hào)、特快專遞發(fā)送催款函的方式?？傊瑐鶛?quán)人應(yīng)根據(jù)自己和債務(wù)人的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。
③明確催款函的去處。債權(quán)人確定適用對(duì)象后，就需要進(jìn)一步落實(shí)送達(dá)方位，即債務(wù)人能夠收到催款函的詳細(xì)地址（包括郵政編碼、住址、電話、傳真號(hào)等）。
④確定催款函的名稱和內(nèi)容。在討債的實(shí)踐中，通常采用的催款函名稱有：“催款通知單”“情況督促公函”“法律意見(jiàn)書”“限期還款書一‘授權(quán)索款聲明”“司法建議書”“律師公函”“法律顧問(wèn)建議書”“索款聲明”“清理債權(quán)債務(wù)公文”“清債協(xié)商公函”等。一般而言，“通知書”“協(xié)商函”“意見(jiàn)書”“建議書”等是比較正式且有禮貌的催款函用語(yǔ)，主要用于初次催款函索款的情況或者合作比較密切的業(yè)務(wù)單位；而“限期還款書”“索款聲明”“授權(quán)索款聲明”等形式頗具“火藥味”，主要用于一些蓄意欠款的“釘子戶”。